Řetězec Welkoop v Nizozemí provozuje více než 150 obchodů. Nabízí v nich přibližně 45 000 položek zahradního sortimentu, domácích potřeb, oděvů a doplňků. Aby bylo možné data všech těchto produktů v řetězci jednoznačně a spolehlivě sdílet, rozhodla se společnost pro GDSN.
Centrála sítě franšízových obchodů Welkoop v Apeldoornu odpovídá za produktová data a pokladní systémy prodejen. „Ještě před několika lety jsme měli poměrně komplexní IT infrastrukturu,“ říká Marc Krukkert, Category Management Manager ve Welkoop Retail. „Využívali jsme mnoho různých systémů, které fungovaly jako individuální proprietární řešení. Všechny druhy dat byly například zadávány v naší aplikaci webshopu, ale také například v SW pro naše planogramy. Proto jsme někdy zaznamenali stejné informace o produktu v různých aplikacích. Když došlo k aktualizaci dat na jednom místě, nebylo zaručeno, že proces proběhl i na místě druhém.“
Nizozemský e-katalog GS1 Data Source
V polovině roku 2021 se Welkoop rozhodl spravovat všechny informace o produktech z jednoho místa. Prvním krokem byl nákup systému Product Information Management (PIM), který měl všem ostatním systémům poskytovat produktová data. Současně byla na stávajícím pracovišti IT sdružena správa produktových dat a správa kategorií. Projektový tým byl přesvědčen o vysoké přidané hodnotě nizozemského datapoolu GS1 Data Source jako zdroje produktových dat. Velký důraz byl kladen na jejich kvalitu. „Kmenová data jsou velmi důležitá pro provozní efektivitu řetězce. Úroveň práce s elektronickým katalogem mj. silně závisí na kvalitě dat, která jsou do něj vložena. Pokud dodavatel soustavně neudržuje kvalitu dat o svých produktech na patřičné úrovni, trpí tím celý řetězec,“ vysvětluje Marc Krukkert.
Pro optimální koordinaci franšíz a dodavatelů převzal Welkoop v projektovém týmu GS1 aktivní roli. „Každý dosud trávil spoustu času získáváním kvalitních produktových dat. Ale pokud to budeme řešit v celém řetězci společně, dosáhneme enormního zvýšení efektivity. Během workshopů s dodavateli jsme požádali kolegy z GS1, aby jim vysvětlili, proč je centrální kontrola produktových dat tak důležitá. Dostáváme spoustu pozitivních reakcí. Jsem přesvědčený, že jsme dosáhli bodu zvratu, kdy je většina dodavatelů přesvědčena o prsopěšnosti projektu a chce se zúčastnit. Rozhodli jsme se, že využívání elektronického katalogu produktových dat bude povinnou součástí smlouvy o spolupráci s našimi dodavateli. Očekáváme, že všichni dodavatelé poskytnou svá produktová data prostřednictvím GS1 do konce roku 2023.“
Rady pro zavedení GDSN
Marc Krukkert zdůrazňuje vliv organizační struktury. „Můj nejdůležitější tip zní: podřiďte správu produktových dat obchodnnímu oddělení. To je srdcem firmy a má mandát přesvědčit dodavatele a prodejce. Od momentu, kdy jsme to udělali, se daly do pohybu dříve neměnné věci." Další rada, kterou dává Welkoop dodavatelům: nepřenášet všechna data najednou. „Už jen proto, že je to nemožné. Ale začněte hned a v malém, s několika kategoriemi produktů. Naučte se s tím zacházet, naučte se, co funguje a co ne a rozšiřte to dál. Doporučuji co nejvíce zapojit dodavatele. Vaši partneři by přechod na GDSN neměli vnímat jako nutnost, ale jako příležitost. Šanci, která jim umožní sdílet data o svých produktech jednoduše z jednoho místa ke všem odběratelům naráz. Díky GDSN budou všichni odběratelé moci využívat všechny relevantní informace k lepšímu prodeji produktů dodavatelů.“